הזמן הוא משאב מוגבל אך שווה לכולם. יש ברשותנו רק 24 שעות ביממה, לאף אחד אין יותר או פחות זמן. החיים שלנו עמוסים במשימות ומטלות בתחומי העבודה, משפחה, פנאי, לימודים וכו' ולא נשכח כי זמן רב במהלך היממה אנו מקדישים לשינה.
יש חשיבות רבה לניהול זמן יעיל ואפקטיבי, תוך שמירה על איזון בין תחומי החיים השונים וקביעת סדרי עדיפויות לביצוע משימות.
נושאים
על פי מחקרים רבים, הזמן הממוצע שאנו מקדישים לתחומים השונים בחיינו מוצג בתרשים הבא:
קיימים מודלים שונים לניהול זמן. בפוסט זה אציג שני מודלים לניהול זמן: מודל אייזנהאואר ומודל מאמץ והשפעה לניהול זמן.
מודל אייזנהאואר
המודל העיקרי והמקובל ביותר לניהול זמן הוא מודל אייזנהאואר. לפי מודל זה מבחינים בין מידת החשיבות ומידת הדחיפות של המשימות העומדות בפנינו. על מערכת צירים גרפית, ציר ה-x יתאר את מידת הדחיפות של המשימה וציר ה-y יתאר את מידת החשיבות של המשימה. ישנן משימות חשובות ודחופות, יש משימות חשובות ולא דחופות, יש משימות דחופות אך לא חשובות ויש גם משימות לא חשובות ולא דחופות. כל רביע במטריצה להלן מייצג סוג אחד של משימות.
משימות חשובות הן משימות שאתם צריכים לעשות, אבל לא בהכרח בזמן הקרוב. אלה משימות שמובילות לתוצאות משמעותיות ולא משנה כמה זמן ייקח לבצען. הן בדרך כלל דורשות מאמץ ותכנון לזמן ארוך.
משימות דחופות הן משימות שדורשות ביצוע מיידי. אם לא יבוצעו בהקדם עלול להיגרם נזק או שלא נוכל לחזור ולבצע אותן. לכן חשוב להשלים אותן בהקדם.
משימות חשובות ודחופות צריך לבצע באופן מיידי. למשל: תיקון של המקרר או המזגן שהתקלקל, לשלם חשבונות, עמידה בדד ליין להגשת פרויקט בעבודה או בלימודים וכו'.
משימות חשובות ולא דחופות הן משימות חיוניות, אבל לא דחוף לבצע אותן ברגע זה. כדאי לפנות להן מקום בלוח הזמנים ולבצע אותן בהמשך. דוגמאות: השקעה במערכות יחסים, להכניס את הרכב למוסך לטיפול שנתי שוטף, להסתפר, לנקות את הבית, לכתוב ספר, ללמוד צרפתית, ניתוח סיכונים בפרויקט וכו'.
משימות דחופות אך לא חשובות הן משימות בעלות ערך, אך עדיף להעביר אותן לטיפול של מישהו אחר(האצלת סמכויות). למשל: כתיבת תוכן או עיצוב לאתר האינטרנט, מענה על רוב המיילים שאנו מקבלים (למרות שיש מיילים שהינם חשובים ודחופים) , מענה להודעות וואטסאפ וכו'.
משימות לא חשובות ולא דחופות הן משימות שלוקחות מכם זמן ואנרגיה אך לא תורמות לכם לזמן הארוך מאחר ואינן בעלות ערך אמיתי. לכן כדאי להתעלם מהן ולא לבזבז עליהן זמן רב. דוגמאות למשימות כאלה: גלישה בפייסבוק, צפייה בחדשות בטלוויזיה וכו'.
שיטת אייזנהאואר מתאימה גם לניהול זמן עסקי של פרויקטים מורכבים וגם לניהול זמן אישי יום יומי. מומלץ לתרגל את השיטה על ידי מיון ומילוי המשימות השבועיות או החודשיות העומדות בפנינו בתוך המטריצה. אם תתרגלו להשתמש בשיטת ניהול זמן זו, תביאו לכך שאתם תנהלו את הזמן שלכם ולא להיפך.
אחת האסטרטגיות לפיתוח מיומנויות ניהול זמן היא להתחיל בזיהוי המצב הקיים. איך נראה לוח הזמנים שלכם כרגע? ניתן לעשות זאת על ידי ניהול יומן במשך שבוע או שבועיים. פשוט לרשום כל משימה שתבצעו במהלך היום ואת משך הזמן הדרוש להשלמתה. לאחר שתבינו היכן "מתבזבז" הזמן שלכם, תוכלו להתחיל לזהות היכן תוכלו להתייעל ולחסוך זמן.
לניהול זמן יעיל אתם יכולים להשתמש בלוחות ניהול זמן יומיים, לוחות שבועיים, לוחות חודשיים ולוחות שנתיים. חשוב להגדיר יעדים לטווח הארוך וגם לטווח הקצר בכל הנוגע לניהול זמן. לאחר מכן, ניתן לפרק את היעדים למשימות או יעדים קטנים יותר. את המשימות אתם יכולים לנהל לפי סדרי עדיפויות, תוך שימוש במטריצת מודל אייזנהאאור. קחו את רשימת המשימות שלכם וחלקו אותה לארבע קטגוריות לפי חשיבות ודחיפות: דחוף וחשוב / חשוב אבל לא דחוף, דחוף אבל לא חשוב, לא חשוב ולא דחוף.
קיימים כלים רבים לניהול זמן יעיל וניהול משימות. להלן קישורים לכמה כלים טובים:
בקישור הבא תמצאו ערכת ניהול זמן דיגיטלית חינמית להורדה.
https://shirayosef1982.minisite.ms/n/168627?ref=post1#REGISTRATION
ניתן להיעזר גם באפליקציות ניהול משימות (To Do List ). להלן קישורים לשלוש אפליקציות טובות מומלצות:
אפליקציה מומלצת חינמית פשוטה וידידותית https://zenkit.com/en/todo/
אפליקציה של מיקרוסופט https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/microsoft-to-do-list-app
https://www.rememberthemilk.com/ (בתשלום)
מודל מאמץ והשפעה לניהול זמן
מודל ניהול זמן נוסף מתבסס על שני פרמטרים אחרים: מאמץ והשפעה. במערכת צירים גרפית, ציר ה-x ייצג את מידת המאמץ (Effort ) הנדרש לביצוע משימה מסויימת, ואילו ציר ה-y ייצג את מידת ההשפעה (Impact) של השלמת משימה מסויימת.
כדאי להתרכז במשימות שהמאמץ הכרוך בביצוען הוא קטן אך מידת ההשפעה שלהן היא גדולה. למשל: לחזור ללקוח שמאוד מעוניין לסגור עסקה. בשיחה קצרה וללא מאמץ רב ניתן לסגור עסקה. דוגמה נוספת: להסדיר תשלומי חשבונות שוטפים (כמו ארנונה, חשמל וכו') בהוראת קבע. המאמץ כאן שולי והיעילות גבוהה.
משימות אלה נקראות ע"פ המודל Quick Wins (ניצחונות מהירים).
משימות אשר דורשות מאמץ רב אך ההשפעה שלהן גבוהה נקראות Projects. גם בהן כדאי להשקיע זמן, אך אולי לנסות להקטין את משך הזמן המושקע. דוגמאות למשימות כאלה: בניית אתר אינטרנט לעסק, לימודי תואר אקדמי או קורס הכשרה מקצועית, ניהול תקציב הכנסות והוצאות חודשיות של כלכלת המשפחה לשם התנהלות כלכלית נכונה.
משימות אשר המאמץ עבורן קטן אך ההשפעה שלהן נמוכה נקראות Filters (ממלאי זמן). למשל: העלאת פוסט ברשתות החברתיות לשם תחזוקת הנוכחות הדיגיטלית, מענה שוטף למיילים או להודעות וואטסאפ, שליחת חשבונית ללקוח. גם למשימות אלה מומלץ להקדיש זמן מסוים במשך היום, אם כי רצוי לבצען בפרק זמן מוקצב מראש.
משימות אשר דורשות מאמץ רב אך ההשפעה שלהן נמוכה מאוד הן משימות No Thanks , משימות שמעכבות אותנו ועדיף לוותר עליהן. דוגמאות: מעקב שוטף וקבוע אחר כל חדשות היום באופן התמכרותי, למידת יפנית או כל שפה אחרת פחות פרקטית.
אני מקווה כי שני המודלים שהצגתי בפניכם יסייעו לכם לנהל טוב יותר את הזמן שלכם ולבצע תיעדוף, כלומר לקבוע סדרי עדיפויות, למשימות שלכם.
בהצלחה!
